西安市科学技术局关于印发政务工作制度的通知

机关各处室、各事业单位：

    为进一步规范政务工作，切实提高行政效能，根据国家、省、市有关工作制度要求，现对我局原《公文处理办法》、《文件审批制度》、《会议制度》、《保密工作制度》进行修订和完善，并增加《办理人大代表建议和政协提案工作制度》和《信访事项处理办法》。现将修订后的政务工作制度印发你们，请遵照执行。

                                                           二〇〇九年十月二十六日     
 

                               西安市科学技术局公文处理办法

                                           第一章  总则

第一条  为了做好我局机关公文处理工作，使其规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我局科技工作实际，制定本办法。
第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条  市科技局办公室是机关公文处理的管理部门，主管局机关和指导局属各单位的公文处理工作。
第四条  市科技局公文是市科技局在综合管理我市科技工作中所形成的具有法定效力的规范体系的公文文书，是传达贯彻党和国家、省委、省政府、市委、市政府的方针、政策，发布规章、报告情况、请示和答复问题，以及指导、布置、商洽工作和交流经验的重要工具。
第五条  市科技局公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则，凡属党内事项，应以党组织的名义行文，行政事项应以行政名义行文。
第六条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

                                    第二章  公文的种类

第七条  市科技局公文常用种类：

（一）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及人事任免等。
（二）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（三）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（四）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（五）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（六）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（七）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（八）决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

                                     第三章 公文格式

第八条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第九条  公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

                                     第四章  行文规则

第十条  市科技局在职权范围内，可以向市政府其他部门、区县人民政府以及各有关业务部门行文。向下级重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十一条  坚持会签制度。对内容涉及其他部门职权范围的公文，应事先征求有关部门的意见，未经有关部门协商一致并会签的，不得行文。科技局内设部门，除办公室外不得对外正式行文。
第十二条  “请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
第十三条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十四条  受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

                                    第五章  公文办理

第十五条  公文由办公室统一收发、编号、登记、分办、催办、用印、立卷、归档、销毁。
（一）收文的办理程序：
收文处理包括签收、登记、分类、拟办、批办、催办、清退归档等程序。
1、签收登记
机关值班室、各处室及局领导收到的公文、公务信件以及外出参加会议带回的重要文件和材料，要统一交办公室接收登记。急件应随到随送。
办公室收文后，应及时拆封、清点、登记，如有差错，应立即查清。
2、收文分类
收到的各类文件和材料，按照阅文、办文和批示件由办公室分类：
①阅文：是指抄送市科技局的知晓性和备案性的文件、刊物、信函、内部资料等。
②办文：是指需要市科技局贯彻执行的上级机关和平行机关的文件以及需要答复下级机关的请示和要求转发、批转的文件。
③批示件（简称批示）：是指上级领导同志需要市科技局办理或遵照执行的有文字批示的材料以及对信件的批示。
3、阅文办理
阅文按局长、有关处室的顺序传递，单份文件按职务和分工依次传递，多份文件可同时分送。对局领导做了重要批示的文件，按批示的程序处理，阅文必须及时，每一个传递环节的时间最长不超过三天；对没有及时退回的阅文，档案室要每三周催请一次。
4、办文办理：根据文件内容，由办公室主任提出拟办意见，送分管局领导审定，对有关全局性重大问题没有办理，要向上级报告情况或向下级批转的，均由承办处室草拟文稿，报请局领导审定。
5、批示件办理
批示件的办理要做到及时、准确、安全。各部门接到批示件后，应仔细研究内容和要求，准确理解领导批示精神，认真进行办理，不清楚时应及时与批办领导联系，不得积压。紧急批示件应随到随办。涉及到几个处室联合承办的，由主办处室牵头，及时组织相关处室研究、分工协作。办理结果应及时向局领导汇报并答复来文单位。
对批示件的办理，一般情况不超过二周，办公室负责催办，对急件的办理要跟踪催办。
6、清退归档
承办处室对阅文、办文和批示件办理完成，应及时将文件退回档案室，各处室本年度有效的文件，应于年底统一交回档案室归档。
（二）发文的办理程序
发文是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、送印、用印、分发等程序。
1、 草拟
凡以市科技局名义发文，由主办处室起草。草拟公文应做到：
（1）、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（2）、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（4）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（5）、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（6）、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（7）、应当使用国家法定计量单位。
（8）、文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（9）、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
主（报）送、抄（报）送单位：在确定上行文的主报和抄（报）送单位时，属科技局工作范围办理的重大问题的请示，应主报市政府或国家科技部，或根据内容可同送抄报市委、市人大或市政府有关工作部门等。在行文中，一般不得同时将上级党组织和上级行政机关并列为主报单位。在确定下行文的主、抄送单位时，可根据市政府的授权和科技局的工作职权，主送各区县人民政府或其他工作部门。向下级机关的重要行文，应抄报市政府。答复下级机关的请示事项，应主送原请示单位，并抄送需要协助办理或周知部门。上级领导交办的事项，在主送下级机关的同时，应抄报有关上级机关。向平级机关发出的函件，一般只主送与公文内容相关的单位，不必抄送其他单位。
2、审核
各处室承办的公文文稿，由各处室处长（室主任）审核，处长（室主任）外出时，由副处长（室副主任）审核。审核时应注意以下几点：
（1） 有无必要行文；
（2） 是否与上级和本级机关已发的公文内容衔接一致；
（3） 是否涉及其他处室或部门的业务，如涉及时，应主动与其他处室或部门商定；
（4） 文稿体裁是否恰当，主送、抄送单位等是否符合要求。
公文文稿经各处室处长（室主任）审核后，交由办公室主任对文稿进行审核。审核的内容包括：
（1） 内容是否符合上级的文件规定，观点、提法是否准确；
（2） 涉及到有关部门的事项是否协调一致；
（3） 行文所叙情况是否准确，所提措施和办法是否符合本单位实际，切实可行；
（4） 审核公文格式是否规范，文稿附件是否齐全，主题词、标题是否准确，主抄送单位、印刷份数以及其他公文制度要求事项是否准确。
3、签发
以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
外单位要求我局会签的文稿，由办公室统一受理。会签文稿先由主管处室提出意见后，送主管领导签署。我局要求外单位会签的文稿，由主办处室起草，送办公室审核后主管领导审签，然后由主办处室送外单位会签。本局与外单位联名或与外单位会签的文件，文稿退回后，如无改动，由办公室复核后送发；如有改动，意见不一致时，主办处室与会签部门协商，在末取得对方同意前，不得送印。在联合发文时，若我局是牵头单位，其原始文稿由我局归档。
4、编号
文稿经局领导签发后，由档案室审查手续齐全方可进行登记编号。编号、登记栏目包括：日期、文号、起草单位、拟稿人、文件标题等。
5、送印
文稿经编号登记后，由承办人送打字室打印，承办处室校对，经校核无误后，印刷、装订、盖章。
6、分发
文件分发由承办处室分装信封，写明邮编、地址、收文单位全称，封装后交办公室由通信员投递。
（三）公文立卷、归档和销毁
第十六条  公文办完后，应根据文书立卷、归档有关规定由办公室和有关处室及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第十七条  公文立卷应以本机关形成的公文材料为重点，按公文材料形成的特征、相互联系和保存价值分类整理，保证材料的齐全完整，便于保管查找和利用，且能正确反映本机关主要职能活动历史面貌。
第十八条  每年三月底以前，各处室应将上年度需要立卷的公文材料进行整理，及时向局办公室移交。
第十九条  各处室文件、资料要指定专人负责，对文件材料要及时收集、保管，保证文书材料的完整。
第二十条  转出阅办的文件，阅办完后要及时清退归档，个人不得保存应当归档的文件和材料。
第二十一条  本办法由局办公室负责解释。
 

                                   西安市科学技术局文件审批制度

一、机关内部报批文件和局属单位的请示，凡属已经确定的方针，政策、原则、计划范围内的日常工作，按照分工，由主管局领导负责处理。
二、报批的文件，由主办单位领导签署意见，按分工呈送局领导审批。内容涉及其他局领导所负责的工作的，需同一份文件报相关局领导审批。会签意见要如实汇总上报。局领导批示的文件经办公室登记后转给有关处室办理。
三、以市科技局名义发文，一般事项由分管副局长签发；涉及其他局领导所负责的工作的，需经有关局领导审核后再签发；重要事项应由分管副局长审核后，送局长签发。
以市科技局名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。重要事项由局长签发。以市科技局名义发布的重要政策性文件，如“决定”以及其他重大事项，须经局办公会讨论，通过后由局长签发。
四、市政府各部门和区县政府需市科技局答复的文件，由分管局领导批示后送有关处室或局属单位提出处理意见，报局领导审批后答复。
 
                                    西安市科学技术局会议制度

一、党组会议
党组会议由党组书记召集、主持，党组成员参加会议，三分之二以上党组成员参加会议，经到会的半数以上党组成员同意，会议决议有效。根据工作需要，召开扩大会议，经党组书记同意，列席人员可参与问题的讨论，但无表决权。
党组会议原则上每月召开一次，根据工作需要也可随时召开。会议的主要任务是：
（一）传达学习上级党组织和领导的决定、决议、指示和会议精神，研究贯彻落实意见。
（二）听取并讨论局党支部的组织建设和党务工作汇报，提出指导性意见。
（三）听取并审定局的年度工作计划、工作总结以及阶段性工作小结、安排，通报重要工作情况。
（四）研究分析科技计划项目管理中的重大问题，讨论决定内部机构设置以及工作人员的选拔、调动、晋级、晋职、奖惩等重大人事问题。
（五）研究决定行政管理方面的重大问题和干部群众普遍关心的重大问题。
（六）研究讨论各部门之间需要协调的重要事项。
（七）每半年召开一次民主生活会，加强党组自身建设。
（八）其它需要由党组会议讨论决定的重大问题。
二、局长办公会议
局长办公会议由局长召集，局长、副局长、纪检组长、办公室主任参加。根据工作需要，可请与议题有关的处、室及直属单位领导列席会议。
局长办公会议原则上每月召开四次，会议的主要任务是：
（一）决定和部署全局的重要工作；
（二）讨论科技形势和全局工作中的重大事项；
（三）审定科技方针、政策、规划、计划；
（四）审定市科技局发布的决定、规定、办法；
（五）听取、审议局机关、所属单位的工作汇报和重大事项的请示；
（六）审议市直属科技管理机构、区县科技局向市科技局请示的重要事项；
（七）审议以市科技局名义向省市政府、国家科技部报送的重要请示、报告；
（八）传达市委、市政府的有关批示、指示，通报市内外形势；
（九）听取有关重要情况的通报。
三、行政办公会议
行政办公会议是局长、副局长研究、协调专项工作的会议。由局长或副局长召集并主持，有关局领导、处室、局属单位领导出席会议。行政办公会议根据需要不定期召开。会议议题由局长或副局长确定。
四、机关干部大会
机关干部大会由局领导主持召开，主要是传达党中央、国务院、国家科技部和省、市委、省、市政府重要会议精神，动员全局干部参加某项重要工作，或全局年终工作总结及新一年工作部署等。必要时可请局直属单位主要领导参加。
五、科技工作会议
受市政府委托，市科技局不定期组织召开全市科技工作会议，主要任务是将一个时期的全市科技工作的重大战略部署提交会议讨论并做出安排。
六、区县科技局长工作座谈会议
区县科技局长工作座谈会议由市科技局领导主持。主要任务是研究或具体布置全市的科技工作，汇报交流区县有关科技工作情况，就重要科技问题征求区县科技局意见。区县科技局长座谈会每季度召开一次。
在市科技局的各种会议上，要认真贯彻民主集中制的原则，会议主持人应广泛听取与会者的意见，与会者应畅所欲言，以使决策民主化、科学化。会议记录由局办公室秘书负责，会议决（议）定事项，各有关单位要认真贯彻执行，如需报市委、市政府审批的，由议题承办部门按会议决定拟稿，由办公室按规定办理并督办落实。不允许任何人泄露尚未公开的会议情况。
 
                              西安市科学技术局保密工作制度

一、计算机保密制度
（一）我局计算机信息系统网络的保密管理，要遵守《保密法》和《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定实施办法》的规定，确保国家秘密的安全。
（二）严格执行国家省市有关计算机信息系统的保密规定，接受西安市保密部门的监督和检查。
（三）凡涉及秘密的文件、资料，不得在与国际互联网连接的计算机上存储、处理、传递。
（四）坚持“谁上网谁负责”的原则。凡向互联网站点提供或发布信息，必须经过局保密领导小组的保密审查和监督。
（五）网上如发现涉密信息，应及时向上级保密工作部门和局保密委员会报告，并采取有效措施，不得扩散。
（六）建立监督检查制度，定期对局计算机进行安全保密检查，发现问题及时整改，彻底堵塞泄密漏洞。
（七）凡带有涉密信息的计算机、U盘等涉秘载体，必须有专门的保管设施、专人保管、设置访问密码，各项管理要符合保密要求。
（八）要建立健全严格规范的电子涉密信息借阅、使用、复制、转送、携带、移交、保存、销毁等制度。
（九）对机关工作人员要加强保密安全教育，并要落实岗位责任制。
二、档案保密制度
（一）档案工作人员要严格遵守保密守则十条规定，坚持原则，忠于职守，在任何情况下，都必须严守党和国家秘密。
（二）文件实行专人专管，签收、拆封、清点、登记工作须在来文当日完成；密级文件必须登记造册、专柜存放。
（三）认真执行档案管理有关规定，严格查（借）阅手续。档案阅后要入柜，人离要上锁，提高警惕，严防档案泄密和丢失。
（四）对档案定期进行清理检查，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案机密安全。
（五）涉密文件要控制传阅范围，涉密文件如需复印，复印件要按同密级涉密文件管理。
（六）凡销毁的档案及文件都要登记造册，经领导审批后送西安市保密局文件销毁中心进行销毁，不准擅自向废品收购站出售。
三、会议保密制度
（一）召开涉及保密内容的会议，要选择具有保密条件、管理规范的场所。
（二）召开涉及保密内容的会议，要严格控制参加会议人员的范围，事先声明是否可以记录、录音、录像等，要对与会人员进行保密教育，提出要求，严守保密纪律。
（三）要严格管理带有秘密内容的会议记录，并按密件要求管理。
（四）会议涉密文件要标明密级，统一编号，登记分发，不得代转，不得擅自扩大分发范围。
（五）会后应收回的文件，必须及时、全部收回，并妥善处理。
四、干部人事工作保密制度
1、从事干部人事工作的干部必须严格要求自己，坚持党性原则，坚决执行党的干部政策和干部人事管理制度，严守组织纪律和人事机密。
2、在研究有关班子建设、干部任免、人事调配等工作时要注意保密，不在非保密场所谈论，不准向外泄露有关内容。
3、对所掌握的干部基本情况、干部考核材料、干部统计资料、后备干部资料等要注意保存，严格管理，不得随意置放或提供给无关人员。
4、查阅干部档案，要严格执行查阅制度，任何人不准查阅本人及亲属的档案。
5、干部档案未经有关部门及领导同意，不得擅自借阅和复印；干部档案工作人员，不得向外泄露所知档案内容。
五、保密守则
（1）不该说的机密，绝对不说；
（2）不该问的机密，绝对不问；
（3）不该看的机密，绝对不看；
（4）不该记录的机密，绝对不记录；
（5）不在非保密本上记录机密；
（6）不在私人通信中涉及机密；
（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
 
                   西安市科学技术局办理人大代表建议和政协提案工作制度

第一条  为加强我局办理人大代表建议（以下简称建议）和政协委员提案(以下简称提案)工作制度化建设,规范各个环节办理工作，提高办理质量，根据市人大、市政府、市政协有关建议、提案办理工作规定，结合我局实际，特制定本工作制度。
第二条  局机关各处室和各有关人员办理建议、提案都应遵循本制度。
第三条  承办建议、提案应当遵循依法办理、实事求是、主动及时、注重实效的原则，坚持调查研究，主动与代表、委员沟通联系。
第四条  承办工作采取分级负责的形式进行。承办(主办)处室主要负责人为办理责任人，由专人具体承办，重点建议和提案，由分管局领导把关。主办、协办处室之间要积极沟通，相互配合，确保办理质量。
第五条  建议、提案承办责任处室的办理工作，要按照规定的办理方式和答复函签批程序办理。答复函的内容要紧扣建议、提案内容，并且符合法律、法规和政策，答复函格式正确，语气谦和。
第六条  局办公室收到交办的建议、提案后，应进行整理、归类和登记，提出建议、提案分办方案，送局长审定。
第七条  根据市人大、市政府和市政协有关规定，建议、提案的办理时间为3个月(自市“两会”建议、提案交办会召开次日起计算)。各处室应按要求，及时办结建议、提案。
第八条  确定为重点办理的建议、提案，应成立办理小组，明确分管局领导、责任处室、责任人和具体办理人员；同时拟定办理方案，明确办理工作进度、答复提纲需作调研的主要问题和拟与代表、委员沟通的内容等。重点建议、提案办理应采用调研、座谈、处室集体研究等形式办理。
第九条  承办人在办理建议、提案过程中，应就建议、提案的初衷、有关建议内容和答复方案等，积极主动地与代表、委员沟通。在正式答复前，至少与代表、委员联系一次。答复初稿内容应征得代表、委员同意并附代表、委员反馈意见表，由处室负责人审签并送办公室审核。
第十条  局办公室应对各处室的办理进度、办理质量进行监督，做好各承办处室之间的协调和与市人大、市政府、市政协的联系工作，积极协助并参与有关重点、难点建议、提案的办理。
第十一条  局办公室接到各处室递交的建议、提案答复函后，要从答复内容、建议解决情况、会办情况和格式语气等方面认真仔细地审核。遇未经处室负责人审签(包括会办处室会签)，答复内容与建议、提案内容不吻合或未与代表、委员沟通(包括沟通但不满意的)，办公室应予退回重办。
第十二条  经办公室审核后的建议、提案答复函，送局领导签发。重点建议、提案的答复函，或涉及资金落实等重要答复函应送局主要负责人签发，必要时也可建议提交局办公会议审议。
第十三条  建议、提案的答复函，由办公室发送，发送时应附代表、委员反馈意见表。
第十四条  建议、提案办结后，各承办处室或承办人应注意保持与有关代表、委员的联系，及时收集代表、委员反馈意见。凡反馈意见为不满意的，承办处室必须及时与代表、委员联系，重新办理，力争使代表、委员满意。
第十五条  每年度建议、提案办理工作结束后，由办公室整理，立卷归档。
第十六条  本制度自公布之日起执行。
 
                              西安市科学技术局信访事项处理办法

第一条  为认真执行局信访工作制度，制定本办法。
第二条  信访事项分为信访件和来访两种类型，分别按照相关办法处理。
第三条  信访件的处理。
信访人通过来信、传真、电子邮件、来电等形式提出的信访事项的记录载体称为信访件。其中凡市委、市政府、市人大、市政协等领导批示的信访件或市委督查室、市政府督查室列入督办的信访件，以及本局领导要求查处并报结果的信访件为重要信访件。
（一）来信、传真、电子邮件的处理
1、办公室对信访人的来信、传真、电子邮件，属于市科技局受理的，统一登记、编号，提出拟办意见，呈相关局领导阅示，其中重要信访件呈局主要领导阅示，然后转交相关业务处室办理。不属于市科技局办理的，将来信、传真、电子邮件转送相关部门或退回信访人，并告知信访人转送或退回的原因。
2、承办处室接到信访件后由处室负责人指定专人负责处理。承办人员在信访处理规定时间内书面告知信访人受理情况，并对信访事项及时调查，拟写意见明确的调查处理报告或回复信函，报分管局领导审定，其中重要信访件的处理报告或回复信函报局主要领导审定。
3、承办人员将经审定的处理意见转告信访人，或将经审定的回复信函交办公室邮寄给信访人。其中，重要信访件的处理情况，由承办人员拟写处理情况报告，经承办处室负责人核稿、分管局领导审定、局主要领导签发后，由办公室上报。
4、信访件处理完毕后，承办处室应将信访件原件、处理结果或回复信函一并退回办公室归档。
（二）来电的处理
对于信访人的来电，接电话人应及时给予答复，或转告来电事项的责任归属处室。对于当时不能回复的来电做详细记录，及时将电话记录转交办公室。办公室按来信的处理方式办理。
第四条  来访的处理。
（一）对单个信访人的来访处理。办公室对来访人的来访事由进行登记，区别情况处理。
1、由相关业务处室负责人指定工作人员接待来访的信访人。信访接待人员对信访事项，能当场答复是否受理的，应当场书面答复；不能当场答复的，在收到信访事项之日起的规定时间内书面告知信访人。对不属于市科技局受理的事项，应告知来访人该事项的责任归属单位、部门。
2、请来访人提供详实的材料，转为按信访件流程办理。
（二）对集体上访的处理。办公室应当要求集体上访人员推选代表（代表人数最多不超过5人），进行登记后，区别情况按照单个信访人来访的处理流程进行办理。
（三）对有过激行为和超出正常信访要求的来访者，先进行耐心的说服解释，必要时由办公室通知有关部门配合采取必要措施，维护正常的工作秩序。
（四）对集体上访事件，坚持及时上报的原则，由办公室及时上报市委办公厅、市政府办公厅，不瞒报、迟报。
第五条  信访事项的办理时限，除上级单位明确办结时限的信访件外，按照《信访条例》相关规定执行。