政府研究与开发计划管理解读之三

审计是一种社会活动,是为满足客观的社会需要而产生的和发展起来的,它产生的直接动因是受托经济责任关系。审计的本质就是对受托经济责任关系独立地进行监督,监督的内容是被审计单位是否正确履行了自身的职责,监督的对象是财政财务收支情况,监督的方式是检查会计账表凭证及其相关的资料。

研究开发计划项目进行审计认证的目的是很明确的,就是要向科技行政机构提交一份证明,证明在项目中合同承包人所列支的开销都是合理的。这里所谓的合理也就是说合同承包人列支的开销完全符合在科技行政机构标准合同中所阐述的可报销成本的所有的必要条件。

审计报告是由外部审计机构出具的一份文件,它用来证明在某一段特定的时间内,合同承包人的开销满足了标准合同模式下可报销成本的必要条件,这些开销是科技行政机构拨款给与支付。

科技行政机构将审计报告视为项目财务管理的主要监管机制。依据此对成本开销进行处理,同样也依据此对后续资金给出相应的拨付。因此,在报告期结束后,合同承包人为出具审计报告,也就表明他们对在合同中约定给付的资金是完全无异议的,完全接受和认可的,也就丧失了对后续资金拨付变动的请求权。

所要提出注意的是,虽然科技行政机构对审计报告有着相当大的信任,但这不代表他们完全放弃了自己的审计权,但觉得有必要时,仍然可以对合同承包人进行重新的审计。

审计报告在每个报告期结束时必须协同财务预算一并提交给科技行政机构,报告期的长短是由合同决定的,一般报告由合同承包人先递交给项目负责人,再由项目负责人交给委员会。对于集成项目以及优秀网络项目,每个合同承包人在报告期终止时都必须递交自己的审计报告,这一点是强制执行的,是不容许有变动的。而对于其他形式的项目,审计报告的递交是可以磋商协定的。

一旦审计报告被提交了,也就必须承担起法律责任,科技行政机构有权使用该报告,并对其真实性进行考证。

即使合同承包人所列的开支得到科技行政机构的拨付,甚至审计报告已经提交,合同承包人仍须对其所列的开支负责。

外部审计机构只与合同承包人有合约关系,与科技行政机构并没有合约关系,所以即便是合同承包人与外部审计机构发生矛盾,委员会也不会干预。

外部审计机构出具的审计报告时当然毫无疑问的需要贯彻执行通用的审计标准,但是审计机构也应该明白,这些审计报告的出具是为了某些特殊的目的而不仅仅是一个通常的法定的报告,所以他还必须严格恪守政府研究与开发计划的规定。

4.4 审计机构的资质条件

每一个合同承包人都有权力选择有资质认证的外部审计机构,外部审计机构必须符合下列基本的条件: 一是外部审计机构必须独立于合同承包人。二是外部审计机构必须执行通用的会计准则。

独立是外部审计机构必备的品质,因为只有独立,外部审计机构才能在发表意见或做出抉择时做出公正的判断和客观的评述。独立还意味着外部审计机构的工作完全不受到合同承包人的影响。

外部审计机构提供给合同承包人的审计服务可以被看作是在政府研究开发计划主合同的分包形式,那么也就是说合同承包人在选择外部审计机构时也必须符合投标择优的原则,即价值最大化。一旦合同承包人选定了某个审计机构为其出具审计报告,也就表明了他与该外部审计机构已经达成了某种协议,而且他将于该审计机构保持一种长期的合作关系,无需再寻找新的审计机构了。

4.5 提交审计证明的周期

每一个合同承包人提交审计证明的周期都应在合同的相应条款中列明。如有需要,还会在合同中增加一些特殊条款对其解释说明。一般情况下,在整个项目的进程中每一个合同承包人至少需要在最后的报告期提交一次审计证明。但是对于金额大的项目,应规定在超过一定的数目就必须提交审计报告。通常情况下,审计报告应该在项目报告期结束的45天之内提交。

4.6 审计内容

4.6.1对合同承包人成本的审计认证

外部审计机构对合同承包人的审计认证工作最重要的一点就是确认合理性开支。科技行政机构对合理性开支的确认可归纳为以下几点:

(1)首先也就是最重要的一点就是,其开销必须是真实的。也就是说此类开销必须是确实发生的,不是估计或揣测的。如果在报告期结束需要提交审计证明时合同承包人不能给出一个确实肯定的开销,那么此开销就不可以列为该报告期内的合理性开支,但是它一旦可以明确,就可以列支在下一个报告期的合理性开支之内了。有些时候第三方的开销也是需要由科技行政机构拨付资金的,但是如果在报告期结束之时,不能给出一个明确的数据,那么就需要在财务预算中做出相应的调整,以方便在下一个报告期内将其列为合理性开支。当项目完全结束时,在最后一个报告期所有的数据都必须是确实发生的。但是也有一些例外的情况,如果外部审计机构在集成考虑合同承包人在项目运作中的实际状况、合同承包人自身的会计制度之后,发现很难通过经济合理的手段获取到准确的开支,他们会将此类合同通常开销的平均数上报,只要该数字和实际发生值差别不是很悬殊,在理论上是可以被认可的。

(2)合理性开支必须是"经济的",在进行审计认证的过程中,外部审计机构被要求证明该开销确实反映出合同承包人的经济状况。这也就是说合同承包人所列支的成本仅是用于日常的行政和管理工作,没有夸大,也没有用于奢侈消费（用于奢侈消费的开支是绝对不可以列入合理性开支的）。举个例子来说,如果该合同承包人从其他合作开发项目已经得到了回报,那么他所列支的成本就与其经济状况不匹配了,他的成本已经超出了科技行政机构资金的给付范围。

(3)合理性成本必须与合同承包人通常的会计准则相匹配。合同承包人列支的合理性开支,特别是直接开支、间接开支的划分应与通常的会计准则相一致。例如,某个合同承包人将其购买的机器的折旧费用列为合理性开支部分的直接成本,而他这样做的原因是因为他自身会计制度是这样规定的,但这明显是与通用的会计制度是不一致的,所以外部审计机构在为其出具审计报告时应该做出调整。科学技术委员要求审计报告适用的是通用的会计制度,就是为了避免开设许多新的或者说是特殊的成本科目,以方便统一规划和管理。

(4)所有列支的合理性成本都必须按直接成本和间接成本区分开来。直接成本是最基本的合理性开支,合同承包人可以通过其会计制度很明确的认证,而且该部分的开支也是最基本、最直接的对项目做出贡献。间接成本可能并没有很直接的对项目做出贡献,但依然可以根据会计制度对其进行核定,可以将那些与直接成本发生有着直接联系的成本人认定为间接成本。如下列列出的几项就被认为是很典型的可以看作是合理性的间接开支: 行政和管理费用,办公室或是实验室的场地费用,一些办公设备的开支,包括电脑和其他的可再次使用的消耗品。这两类成本合起来构成了统一的成本费用,这些成本都是科技行政机构应该拨付资金给与资助的。

还有一点要强调的是,不仅仅有合理性开支,还包括合理性收入、合理性的利息,这些都需要经过审计机构认证。

4.6.2对第三方的审计认证

第三方的成本开销也同样需要经审计机构的认证,审计机构可以将对它的审计作为对合同承包人审计的一个部分,当然也可以单独对其进行审计。

只有为合同承包人提供了物资的第三方才需要审计认证。合同承包人将其项目分包,分包商虽然也是"第三方",但却不需要审计。其原因是分包商通常会在项目进行前和合同承包人签订合同,分包商依据合同从合同承包人处获得资金,但该笔开支对于合同承包人来说并不是根据实际情况确定的,只是一个估计值,所以不被列入合理性开支,也就不需要审计了。

4.7 审计报告的形式

科技行政机构颁布的审计工作指南中给出了审计报告的标准样式,外部审计机构出具的审计报告都应参照该范本。当然,并不是说该范本是一个死规定,但是如果不参照该范本,科技行政机构在核审时可能还需要审计机构补充一些其他额外的信息。同时如果不按该标准模式,也加大了审计报告被认定为无效的可能性。

审计报告必须由外部审计机构签字盖章,并标明日期。为了确保其出具的审计报告的真实性合理性,由合同承包人制定的并签字盖章的财务预算表也需要附在审计报告之后。当然如果财务预算表也经过审计机构审核,并签字盖章就更好了。

4.8 审计成本的偿付问题

第三方审计机构可以从合同承包人处获得劳务报酬,他们必须遵守职业道德,不会为其出具虚假的审计报告,而且一旦如此就会丧失信誉,这是一个非常巨大的损失。科技行政机构通常是不会对提交的审计报告再进行详细的复查,除非有充分的证据证明,该审计报告的真实性合理性存在问题,才会复审。发现有弄虚作假的情况,将给与惩处。

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知识产权的管理

研究成果的归属，知识产权的拥有，由合作团队达成协议，但在申请专利、发布论文时必须注明该成果获得了科技行政机构研究经费支持，并且不能损害合作伙伴的合法权益。一般的分配原则如下：

(1)开发者拥有该知识产权

(2)联合开发的知识产权，则共同拥有，其他合作伙伴可以免费使用该知识产权。